Kohustuslik dokumentatsioon ettevõttes

Ettevõtte juhtimisel tuleb arvestada paratamatult teatud bürokraatiaga, mis esmapilgul võib tunduda üleliigne ja mittevajalik, kuid tegelikkuses on fikseeritud korrad ja lepped ettevõtjale üheks oluliseks juhtimise instrumendiks. Alljärgnevalt on ülesloetletud esmased nõuded, mida ettevõtja peab arvestama ettevõtte juhtimiseks õigusaktidega kooskõlastatud viisil.

Ettevõtte asutamisel (va FIE)  tuleb:

1.

Koostada põhikiri (Äriseadustik)

2.

Sõlmida asutamisleping või vormistada asutamisotsus (Äriseadustik)

3.

Sõlmida juhatuse liikmetega lepingud (Äriseadustik)

4.

Kirjalikult teavitada Tööinspektsiooni kohalikku asutust oma tegevuse alustamisest (Töötervishoiu ja tööohutuse seadus)

Erinõuetega tegevusaladel tegutsemiseks peab ettevõtja  koostama taotluse koos vajalike muude dokumentidega vastavas valdkonnas tegutsemiseks ja registreerima ennast selles valdkonnas tegutsejana.

Taotlus esitatakse vastava valdkonna seaduse kohaselt.

Näiteks:  turismi ettevõtja — Turismi seaduse kohaselt;
alkoholi importija — Alkoholi seaduse kohaselt

Ettevõtte äriregistrisse kandmisel tuleb esitada järgmised dokumendid (Äriseadustik):

1.

notariaalne avaldus (avalduse allkirjastavad kõik juhatuse liikmed);

2.

asutamisleping (asutamisotsus);

3.

põhikiri;

4.

panga teatis osakapitali sissemaksete kohta;

5.

mitterahalise sissemaksega tasumisel — sissemakse osaühingule üleandmise leping ning sissemakse väärtust tõendavad dokumendid; äriseadustiku paragrahv 143 lg 3 nimetatud juhtudel samuti audiitori poolt allakirjutatud arvamus mitterahalise sissemakse hindamise kohta;

6.

nõukogu liikmete, audiitorite olemasolul ka nende nimed, isikukoodid ja elukohad;

7.

juhatuse liikmete allkirjanäidised;

8.

sidevahendite (telefon, faks vms.) numbrid;

9.

juhatuse liikmete nõusolekud nende valimise kohta juhatuse liikmeks;

10.

maksekorraldus riigilõivu tasumise kohta.

NB! Äriregistris registreerimiseks tuleb esmalt pöörduda notari poole.

Töö korraldamisel tuleb:

1.

Töötajatega sõlmida tööleping. (Töölepingu seadus).

 

Tööülesannete kirjelduse võib lisada töölepingusse või koostada selleks eraldi ametijuhend.

2.

Pidada töötajate kohta arvestust. Töötaja kohta arvestust peetakse isikukaartide. (Töölepingu seadus)

3.

Pidada tööraamatute kohta arvestust tööraamatu registris. Registris märgitakse üles töötaja nimi, tööle asumise (töölepingu sõlmimise), töölepingu lõpetamise ja tööraamatu kätteandmise kuupäev. (Töölepingu seadus)

4.

Kehtestada töösisekorraeeskiri, kui ettevõttes on vähemalt viis töötajat. Töösisekorraeeskiri tuleb kooskõlastada asukoha  tööinspektoriga. (Töölepingu seadus)

5.

Pidada tööajaarvestust. Tööajatabelis peab nähtuma arvestusperioodis tegelikult töötatud aeg (tunnid), töötamine ületundidega, õhtusel ja ööajal, puhkepäevadel ja riiklikel pühadel. (Töö- ja puhkeaja seaduses)

6.

Koostada puhkuse korraldamiseks puhkuste ajakava. Ajakava  koostatakse ja tehakse töötajatele teatavaks jaanuarikuu jooksul. Teatavaks tegemine tähendab igale töötajale ajakava tutvustamist allkirja vastu. (Puhkuseseadus)

7.

Palga maksmisel anda töötajale kirjalik teatis talle arvutatud palga koostisosade (põhipalga lisatasude, juurdemaksete ja preemia), samuti andmed palgast kinni peetud summade kohta. (Palgaseadus)

8.

Töötaja töölähetuse korral hüvitada töölähetuse kulud. Kulud hüvitatakse ja päevaraha makstakse tööandja kirjaliku otsuse alusel, milles näidatakse töölähetuse sihtkoht, kestus ja ülesanne ning hüvitatavate lähetuskulude ja päevaraha määrad. (Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevaraha määrad ning nende maksmise tingimused ja kord)

Töötervishoiu- ja tööohutusala korraldamisel tuleb  (Töötervishoiu ja tööohutuse seaduse kohaselt):

1.

Määrata korraldusliku dokumendiga töökeskkonna eest vastutaja ja teavitada 10 päeva jooksul kirjalikult Tööinspektsiooni kohalikku asutust, esitades vastutaja(te) ees- ja perekonnanime, ametikoha ning kontaktandmed:

 

a.

alla 10 töötajaga ettevõttes — töökeskkonnaspetsialisti

 

b.

10-49 töötaja ettevõttes — töökeskkonnavoliniku

 

c.

üle 50 töötajaga ettevõttes — töökeskkonnanõukogu

2.

Määrata korraldusliku dokumendiga ettevõttes esmaabi andmiseks töötajad ja korraldada neile tööandja kulul väljaõppe.

3.

Koostada ja kinnitada ohutusjuhendid tehtava töö ja kasutatava töövahendi kohta.

4.

Korraldada töövahendi kasutajale kasutamiseks vajaliku väljaõppe ja ohutusalase juhendamine. Andmed töötaja juhendamise ja väljaõppe kohta registreerida.

5.

Kehtestada  korraldusliku dokumendiga töökeskkonna sisekontrolli kord, millega määratakse, kus on millal ja mida kontrollib, kes ja millal analüüsib kontrolli tulemusi ning kavandab ja rakendab abinõud avastatud puuduste kõrvaldamiseks.

6.

Korraldada töökeskkonna riskianalüüs, mille käigus selgitatakse välja töökeskkonna ohutegurid, mõõdetakse vajadusel nende parameetrid ning hinnatakse ohutegurite võimalikku mõju töötaja tervisele, arvestades tema ealisi ja soolisi iseärasusi. Riskianalüüsi tulemused vormistatakse kirjalikult ja säilitatakse 55 aastat.

7.

Koostada töökeskkonna riskianalüüsi alusel kirjalik tegevuskava, milles nähakse ette ennetusabinõud terviseriski vältimiseks või vähendamiseks.

8.

Koostada töökeskkonna riskianalüüsi tulemustest sõltuvalt tervisekontrolli suunatavate töötajate nimekiri.

Raamatupidamise korraldamisel tuleb (Raamatupidamise seaduse kohaselt):

1.

Raamatupidamise kohustuse tekkimisel koostada algbilanss, kus kajastub vara, kohustuste ja omakapitali suurust enne majandustegevuse alustamist või enne raamatupidamise kohustuse tekkimist.

2.

Koostada raamatupidamise sise-eeskiri, mis reguleerib majandustehingute dokumenteerimist ja kirjendamist, varade ja kohustuste inventeerimist, algdokumentide käivet ja säilitamist, raamatupidamisregistrite pidamist, kontoplaani, koodide ja lühendite kasutamist, vara põhi- ja käibevaraks liigitamise kriteeriume, arvutitarkvara kasutamist raamatupidamises ning aruannete koostamise korda.

3.

Dokumenteerida kõik oma majandustehinguid.

4.

Kirjendada algdokumentide või nende põhjal koostatud koonddokumentide alusel kõiki oma majandustehinguid raamatupidamisregistrites.

5.

Koostada ja esitada Äriregistrile majandusaasta aruanne. Majandusaasta aruande koostamise ja esitamise käik hõlmab järgmisi tegevusi:

 

1)

raamatupidamise aastaaruande koostamine;

 

2)

tegevusaruande koostamine;

 

3)

audiitorkontroll (kui on audiitorkontrolli kohuslane);

 

4)

majandusaasta kasumi jaotamise ettepaneku koostamine;

 

5)

majandusaasta aruande esitamine kinnitamiseks.

Eelpool toodud loetelu ei ole ammendav, sõltuvalt tegevusvaldkonnast võivad õigusaktid sätestada veel kohustuslikke dokumente.